Algemene voorwaarden

1. INSCHRIJVING & BETALING

1.1 Inschrijvingen verlopen via het inschrijvingsformulier beschikbaar op onze website (www.doenjavzw.be) of (indien zo aangegeven) via de website van de organisatie waar wij mee samenwerken. De inschrijving is pas definitief na ontvangst van de volledige betaling, tenzij anders schriftelijk overeengekomen.

1.2 Na ontvangst van de bevestiging/factuur dient u de betaling binnen de 7 kalenderdagen uit te voeren. Indien de inschrijving minder dan 7 dagen voor de aanvang van de activiteit plaatsvindt, dient de betaling onmiddellijk bij inschrijving (en in elk geval vóór de start van de activiteit) te gebeuren.

1.3 Het niet betalen van de deelnameprijs geldt nooit als een geldige annulering (zie artikel 6).

2. PRAKTISCHE AFSPRAKEN

2.1 Brengen en ophalen: Ouders dienen de start- en einduren van de activiteiten te respecteren. Indien u door onvoorziene omstandigheden te laat bent, vragen we u Doenja VZW hiervan telefonisch op de hoogte te stellen. Wordt uw kind opgehaald door iemand anders dan de ouder(s) of vaste voogd? Informeer ons hier dan vooraf over; zonder toestemming geven wij kinderen niet mee aan derden.

2.2 Kledij en persoonlijke spullen: Onze activiteiten zijn vaak actief en buiten. Zorg voor speelkleding die vuil mag worden en aangepast is aan het weer. Voorzie kleding, brooddozen en drinkbussen steeds van de naam van het kind. Verloren voorwerpen worden maximaal één maand bewaard. Doenja VZW is niet verantwoordelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke spullen.

2.3 GSM en waardevolle voorwerpen: Om de verbinding met de groep en de activiteit te stimuleren, vragen we nadrukkelijk om geen mobiele telefoons of dure elektronica mee te geven aan de kinderen.

2.4 Eten en drinken: Tenzij anders gecommuniceerd, brengen de kinderen hun eigen lunch en tussendoortjes mee. Eventuele voedselallergieën dienen verplicht te worden vermeld op het inschrijvingsformulier en/of medische fiche (zie ook artikel 7 inzake privacy).

2.5 Jaarfeesten en gezinsactiviteiten: Tijdens specifieke door Doenja VZW georganiseerde evenementen en gemeenschapsactiviteiten waarbij ouders, voogden of familieleden uitdrukkelijk worden uitgenodigd om aanwezig te zijn (bijvoorbeeld de jaarfeesten), vervalt de contractuele toezichtsplicht van de begeleiders. Gedurende de volledige duur van deze evenementen dragen de aanwezige ouders/voogden zelf de exclusieve, volledige en uitsluitende verantwoordelijkheid voor het gedrag, de veiligheid en het toezicht op hun eigen kind(eren). De rol van Doenja VZW en haar medewerkers/vrijwilligers is bij deze activiteiten beperkt tot de organisatorische en programmatische coördinatie.

3. GEZONDHEID, ZIEKTE & VEILIGHEID

3.1 Noodnummers en contactpersonen: Ouders zijn verplicht om bij inschrijving minstens twee noodnummers op te geven waarop zij (of een vertrouwenspersoon) tijdens de activiteit bereikbaar zijn in geval van nood.

3.2 Ziekte en medische bijzonderheden: Zieke kinderen kunnen niet deelnemen aan de activiteiten om besmetting te voorkomen. Indien uw kind medische bijzonderheden heeft (fysiek, mentaal, allergieën) die waakzaamheid vereisen, dient u dit bij inschrijving verplicht te melden op de medische fiche.

3.3 Noodgevallen: Als een kind tijdens de activiteit ziek wordt of een ongeval krijgt, worden de ouders direct gecontacteerd. In geval van een acute noodsituatie zal de begeleiding direct de spoeddiensten of een arts inschakelen.

3.4 Toediening van medicatie: Doenja VZW dient in principe géén medicatie toe. Indien uw kind tijdens de activiteit geregeld medicatie moet nemen, moet dit op de medische fiche worden gemeld of dient u hiervoor een schriftelijke toestemming te overhandigen. Het kind neemt de medicatie zelf in onder toezicht van de begeleider.

Voor kinderen met een gekende, potentieel levensbedreigende aandoening (zoals een ernstige allergie die een EpiPen vereist, epilepsie of diabetes) dient vooraf verplicht een specifiek medisch noodprotocol te worden overhandigd en doorgesproken met de organisatie. Begeleiders worden hierover geïnformeerd om in acute noodsituaties adequaat te kunnen handelen.

Doenja VZW is niet aansprakelijk voor mogelijke gevolgen van het innemen of vergeten van medicatie.

4. VERZEKERING & AANSPRAKELIJKHEID

4.1 Doenja VZW spant zich maximaal in om een veilige omgeving te creëren. De risico's van deelname aan de activiteiten worden gedekt door de door Doenja VZW afgesloten burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering en ongevallenverzekering, binnen de grenzen en voorwaarden van de desbetreffende polissen. De aansprakelijkheid van Doenja VZW is beperkt tot de dekking en bedragen van deze verzekeringen, met dien verstande dat de aansprakelijkheid voor opzet of zware fout van de organisatie of haar aangestelden wettelijk niet wordt uitgesloten. Bij gezinsactiviteiten (zoals beschreven in art. 2.5) ligt de aansprakelijkheid voor schade en ongevallen bij de ouders zelf.

4.2 Persoonlijke lichamelijke ongevallen (die buiten de polisvoorwaarden van de ongevallenverzekering vallen) worden in eerste instantie gedekt door de eigen ziekteverzekering (mutualiteit) van het kind.

4.3 Schade veroorzaakt door het kind aan materiaal van de VZW, de locatie of aan andere kinderen, valt onder de familiale verzekering van de ouders.

5. GEDRAG & UITSLUITING

5.1 Kernwaarden & Veiligheid: Bij Doenja VZW staat een veilige, respectvolle en geborgen omgeving voorop. Iedereen (deelnemers, begeleiders en ouders) behandelt elkaar, zichzelf en de omgeving met respect. Elke vorm van pesten, discriminatie, verbaal of fysiek geweld, agressie en intimidatie is strikt verboden.

5.2 Alcohol-, rook- en drugsvrij: Alle activiteiten van Doenja VZW zijn te allen tijde volledig alcohol-, rook- en drugsvrij. Begeleiders en andere betrokken partijen (deelnemende ouders, familie, vrienden, voogd,...) dienen eveneens volledig nuchter te verschijnen aan de start van de activiteit.

5.3 Vertrouwelijkheid & Privacy: Tijdens een sessie van het kunstatelier of andere activiteiten van Doenja kunnen soms kwetsbare, gevoelige of persoonlijke zaken worden gedeeld. Om de geborgenheid en veiligheid van de kinderen en jongeren te garanderen, mag deze informatie onder geen beding met derden of via (sociale) media worden gedeeld.

5.4 Respect voor de Locatie & Natuur: Wanneer Doenja VZW gebruikmaakt van locaties in of nabij natuurgebieden, wordt er van de deelnemers en ouders een respectvolle omgang met de natuur gevraagd. Er mag geen afval worden achtergelaten op de locatie. Daarnaast is respect voor de infrastructuur en het ter beschikking gestelde (speel)materiaal vereist. De locatie dient na afloop proper, opgeruimd en verzorgd te worden achtergelaten. Om de rust van de omgeving te bewaren en uit ecologische overwegingen moedigen wij carpoolen of de fiets ten zeerste aan!

5.5 Specifieke richtlijnen ivm de Yurt van Samsara Healing & Parkeren: Voor sommige activiteiten maakt Doenja VZW gebruik van de Yurt van Samsara Healing Centre. In dit geval gelden specifieke bijkomende regels.

• Parkeren kan zowel net voor de omheining (op de zachte strook naast de weg) als binnen de omheining (op het terrein zelf).
• Er zijn 3 parkeerplekken beschikbaar bij onze linkerbuur; onze bezoekers mogen hier maximaal 2 plekken van innemen. Ga hier respectvol mee om.
• Indien u of uw kind een lichamelijke mobiliteitsbeperking heeft, meld dit dan vooraf schriftelijk, zodat wij de meest toegankelijke parkeerplek voor u kunnen vrijhouden.

5.6 Rust & Omgeving (Buurtbewoners): Wij hechten veel waarde aan een goede relatie met de buurtbewoners. Storend gedrag of geluidsoverlast (zoals luide muziek of lawaai) die de rust van de omgeving verstoort, is niet toegestaan.

5.7 Inbreuken, Schade & Diefstal: Bij inbreuken op deze huisregels, vandalisme, diefstal of het opzettelijk vuil of beschadigd achterlaten van de locatie en het materiaal, zal een passende schadevergoeding worden geëist van de ouders/voogden.

5.8 Uitsluiting als uiterste maatregel: Niet-naleving van deze huisregels en praktische afspraken kan leiden tot uitsluiting van de activiteit. Uitsluiting is echter steeds een uiterste maatregel. Er zal in de eerste plaats altijd een constructief gesprek worden aangegaan met het kind en de ouders om samen naar een oplossing te zoeken. Enkel in het geval van een acute of aanhoudende bedreiging voor de fysieke of mentale veiligheid van de groep, de locatie of de begeleiding, kan worden overgegaan tot onmiddellijke uitsluiting. In dergelijke uitzonderlijke gevallen is er geen recht op terugbetaling.

6. ANNULATIEVOORWAARDEN

6.1 Annulatie door de deelnemer Elke annulering dient schriftelijk (via e-mail, sms of vergelijkbare media) te gebeuren. De ontvangstdatum geldt als annuleringsdatum.

• Annulering tot 7 dagen voor de start: Volledige terugbetaling, minus een administratieve kost van €10
• Annulering minder dan 7 dagen voor de start of niet opdagen: Geen terugbetaling, tenzij u een geldig doktersattest kunt voorleggen. In geval van ziekte gestaafd met een doktersattest, wordt het bedrag terugbetaald pro rata op basis van het dagtarief voor de gemiste dagen. Gemaakte vaste infrastructuur- en organisatiekosten zijn hierbij echter niet terugvorderbaar. Het attest dient uiterlijk binnen de 7 dagen na de start van de ziekte bezorgd te worden.

6.2 Vervanging Indien uw kind niet kan deelnemen, mag u in overleg met Doenja VZW vooraf een ander kind (bijv. een vriendje of broer/zus) als vervanger aandragen, mits deze binnen dezelfde leeftijdscategorie valt. Voor de exacte definities en afbakening van onze leeftijdscategorieën verwijzen wij naar de informatie op onze website.

6.3 Annulatie door Doenja VZW Indien Doenja VZW een activiteit moet annuleren (door onvoldoende inschrijvingen, ziekte van begeleiding of overmacht), ontvangt u het betaalde inschrijvingsgeld volledig of pro rata terug. Doenja VZW is niet aansprakelijk voor andere kosten die ouders gemaakt zouden hebben.

7. PRIVACY EN VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS (GDPR)

8. ALGEMENE KLACHTENPROCEDURE (NIET-PRIVACY GERELATEERD)

Zowel van kinderen als ouders verwachten wij open communicatie. Als er algemene bezorgdheden, organisatorische vragen of klachten zijn over de activiteiten zelf, hopen we dat we dit in een constructief gesprek kunnen oplossen. U kan hiervoor steeds contact opnemen via ons algemeen e-mail adres: doenja.vzw@gmail.com

Wij behandelen elke klacht zorgvuldig en discreet.

9. TOEPASSELIJK RECHT EN BEVOEGDE RECHTBANK

9.1 Op deze algemene voorwaarden en alle overeenkomsten tussen Doenja VZW en de consument is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing.

9.2 In geval van betwisting of geschillen die niet via minnelijke schikking opgelost kunnen worden, zijn uitsluitend de rechtbanken van het arrondissement Antwerpen (afdeling Antwerpen of afdeling Mechelen) bevoegd.