Privacy & GDPR

7.1 Wettelijk kader

Uw persoonsgegevens en die van uw kind(eren) worden verwerkt in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (Algemene Verordening Gegevensbescherming - AVG/GDPR).

7.2 Doel van de verwerking

Het is de bedoeling om uw persoonsgegevens te verwerken teneinde een adequate opvolging van inschrijvingen en reserveringen te garanderen. Dit omvat de ledenadministratie, het in orde brengen van de verzekering, het garanderen van de veiligheid tijdens activiteiten, en het bezorgen van praktische informatie of nieuwsbrieven. Gegevens worden niet verkocht, niet gedeeld voor marketingdoeleinden met derden, en uitsluitend gebruikt voor de werking van de VZW.

7.3 Verwerking via digitale hulpmiddelen

Voor de administratie en communicatie wordt gebruik gemaakt van digitale hulpmiddelen en software (zoals e-mail- en online formulieren). De aangeleverde gegevens kunnen hiervoor tijdelijk verwerkt worden door externe technische dienstverleners (zoals cloud- of softwareleveranciers), telkens onder strikte vertrouwelijkheidsvoorwaarden en in overeenstemming met de bepalingen van de AVG.

7.4 Verwerkingsverantwoordelijke

Uw persoonsgegevens zullen steeds worden verwerkt onder de verantwoordelijkheid van Doenja VZW, gevestigd te Aardstraat 4 met ondernemingsnummer BE0833.032.238.

7.5 Verwerking van gevoelige (medische) gegevens:

Informatie over de gezondheid van uw kind, zoals allergieën, aandoeningen of fysieke/mentale bijzonderheden, wordt beschouwd als gevoelige informatie. Doenja VZW vraagt en bewaart deze gegevens uitsluitend om in te kunnen spelen op noodsituaties en om de veiligheid en het welzijn van uw kind tijdens onze activiteiten te waarborgen. Deze gegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld, enkel gedeeld met de direct betrokken begeleiders, en worden na afloop van de activiteit of het werkjaar vernietigd of geanonimiseerd zodra ze niet meer noodzakelijk zijn. De wettelijke bewaartermijn van zeven jaar voor boekhoudkundige documenten is uitdrukkelijk niet van toepassing op deze medische en gevoelige gegevens.

7.6 Rechten van de ouder/voogd (cliënt)

• U heeft te allen tijde recht om uw persoonsgegevens en die van uw kind kosteloos in te zien en om onjuiste en/of onvolledige gegevens te laten verbeteren.
• U kan vragen dat de persoonsgegevens tijdelijk niet meer verder verwerkt worden totdat de juistheid ervan is gecontroleerd.
• U heeft het recht een kopie van uw persoonsgegevens op te vragen in een gestructureerd en gangbaar formaat.
• Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor de doeleinden omschreven in deze voorwaarden, en in elk geval niet langer dan de wettelijke bewaartermijnen voor boekhoudkundige en fiscale documenten (zeven jaar).
• Indien u besluit om uw toestemming voor verwerking in te trekken, zal Doenja VZW uw gegevens niet verder gebruiken. Intrekking doet echter geen afbreuk aan de wettelijke bewaringsplicht (bv. facturatie) of aan verwerkingen die noodzakelijk zijn om een lopende activiteit veilig te kunnen afronden.

7.7 Interne Klachtenprocedure Gegevensbescherming & Privacy

Indien u van mening bent dat Doenja VZW de privacywetgeving niet correct naleeft, of indien u een concrete klacht heeft over de manier waarop er met de persoonsgegevens van u of uw kind wordt omgegaan (inclusief datalekken, ongewenste communicatie of foutieve verwerking), verzoeken wij u dit onmiddellijk schriftelijk te melden via e-mail naar doenja.vzw@gmail.com ter attentie van de Privacy-verantwoordelijke, met als onderwerp "Klacht Privacy / GDPR".

Doenja VZW behandelt elke privacyklacht met de hoogste prioriteit en vertrouwelijkheid. Wij zullen de ontvangst van uw klacht binnen de 5 werkdagen schriftelijk bevestigen. Vervolgens zullen wij de zaak grondig onderzoeken en u uiterlijk binnen de 30 kalenderdagen (de wettelijke GDPR-termijn) een gemotiveerd antwoord en, indien van toepassing, een concreet voorstel tot oplossing of rechtzetting bezorgen.

7.8 Externe Klachtindiening (Gegevensbeschermingsautoriteit)

Indien u van mening bent dat uw klacht door Doenja VZW niet tijdig of niet naar behoren is opgelost, of indien u van mening bent dat Doenja VZW inbreuk maakt op uw wettelijke rechten onder de AVG, heeft u te allen tijde het recht om rechtstreeks een formele klacht in te dienen bij de officiële toezichthouder:

• Naam: Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
• Adres: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
• Telefoon: +32 (0)2 274 48 00
• E-mail: contact@apd-gba.be
• Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

We waarderen het echter ten zeerste indien u eventuele onduidelijkheden of ontevredenheid eerst intern aan ons voorlegt, zodat we samen snel tot een constructieve oplossing kunnen komen.

7.9 Foto's en beeldmateriaal:

Tijdens onze activiteiten maken wij soms sfeerfoto’s of video's om de ouders op de hoogte te houden of voor promotionele doeleinden (sociale media, website). Bij inschrijving krijgt u de uitdrukkelijke mogelijkheid om aan te geven of uw kind wel of niet herkenbaar in beeld mag worden gebracht. Wij respecteren uw keuze altijd. Mocht er online toch een foto verschijnen waar u bezwaar tegen heeft, neem dan contact met ons op en wij zullen de betreffende foto onmiddellijk verwijderen. Voor vragen inzake privacy kan u zich richten tot doenja.vzw@gmail.com